Privacyverklaring

In werking vanaf 10 november 2024

Deze Privacyverklaring biedt u gedetailleerde informatie in verband met de bescherming van uw persoonsgegevens door Tennisclub Hechtel-Eksel VZW (« wij»).

Wij zijn de verantwoordelijken voor de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van onze werking.  Het doel van deze Privacyverklaring is u te informeren over de persoonsgegevens die wij gebruiken, de redenen waarvoor wij deze gegevens gebruiken en delen, hoelang we ze bewaren en de uitoefeningsmodaliteiten van uw rechten betreffende deze gegevens.

Indien nodig wordt u nadere informatie verschaft wanneer u één van onze bijzondere toepassingen gebruikt.

1. Voor welke doeleinden verwerken wij uw persoonsgegevens?

  • verwerken van lid en abonnementsgegevens
  • verwerking van inschrijvingen voor activiteiten van onze leden en mogelijks ook van niet-leden

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verzamelen en gebruiken uitsluitend de persoonsgegevens die nodig zijn in het kader van onze werking en activiteiten.

  • identificatiegegevens(bijv.: naam, rijksregisternummer, nationaliteit, geboorteplaats en -datum, foto, etc.);
  • contactgegevens (bijv.: post- en e-mailadres, telefoonnummer…);

Indien u ons een feedbackformulier of een aanvraagformulier stuurt, verwerken wij de nodige informatie om contact met u te kunnen opnemen, dit wil zeggen, uw naam, adres, land, telefoonnummer, e-mailadres en andere gegevens in uw aanvraag of uw commentaren.

De gegevens die wij gebruiken kunnen rechtstreeks worden verzameld bij u of verkregen worden via één van de volgende bronnen, om onze databanken te verifiëren of aan te vullen:

  • het ‘Elit’ systeem van Tennis en Padel Vlaanderen, waar elk lid zich inschrijft
  • onze eigen lijsten en databanken

3. Op welke basis gebruiken wij uw persoonsgegevens?

  • Voor de vervulling van onze bestuurstaken als Tennisclub Hechtel-Eksel

4. Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden niet gedeeld met anderen, tenzij het gaat over:

  • club evenementen waarbij leden met elkaar in contact moeten komen om wedstrijden af te spreken (enkel deling contactgegevens)
  • op voorhand vermeldde redenen bij een specifieke activiteit.

Wees er u van bewust dat Tennis en Padel Vlaanderen uw gegevens ook beheert en daarvoor een eigen privacyverklaring heeft.

5. Hoelang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Wij bewaren de gegevens gedurende de duur van uw lidmaatschap en/of de activiteit waarvoor u uw gegevens hebt opgegeven en voor een termijn van 3 jaar daarna.

6. Wat zijn uw rechten en hoe kunt u deze uitoefenen? 

In overeenstemming met de toepasbare regelgeving en behoudens wettelijke afwijkingen, beschikt u over verschillende rechten, met name:

  • Recht op toegang: u kunt informatie krijgen over de verwerking van uw persoonsgegevens en een kopie verkrijgen van deze persoonsgegevens. Deze informatie wordt gepreciseerd in artikel 13 en 14 van de Europese verordening en betreft met name de doeleinden en de juridische basis van de gegevensverwerking, de gegevenscategorieën, de bestemmelingen en, indien mogelijk, de bewaartermijn, het bestaan van rechten in het voordeel van de betrokken persoon en de mogelijkheid voor de betrokken persoon om een bezwaar in te dienen bij de controleautoriteit.  
  • Recht op rectificatie: als u meent dat uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn, kunt u vragen dat deze persoonsgegevens worden aangepast.
  • Recht op gegevenswissing: u kan het wissen van uw persoonsgegevens eisen, behalve als de verwerking ervan noodzakelijk is voor uw lidmaatschap/abonnement bij Tennis en Padel Vlaanderen.
  • Recht op beperking van de verwerking: u kan de beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens vragen indien u uw recht op bezwaar uitoefent, indien u de juistheid van de gegevens betwist, indien de verwerking ervan onrechtmatig is of indien u de gegevens nodig hebt voor de vaststelling, de uitoefening of de onderbouwing van uw rechtsvorderingen. Dit betekent dat de verwerking van uw gegevens enigszins “opgeschort” zal zijn, behoudens uitzonderingen.
  • Recht op verzet: u kan bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om redenen die verband houden met uw specifieke situatie.  
  • Recht op het intrekken van uw toestemming: indien de verwerking van uw persoonsgegevens enkel op uw toestemming berust, hebt u het recht om deze toestemming op elk moment in te trekken.

Voor het uitoefenen van deze rechten kunt u contact opnemen met het bestuur van Tennisclub Hechtel-Eksel VZW.

7. Mededeling van een inbreuk in verband met persoonsgegevens

Men spreekt van een inbreuk in verband met persoonsgegevens, doorgaans ook “datalek” genoemd, in situaties waarin persoonsgegevens per ongeluk of op onrechtmatige wijze verloren geraken, vernietigd of gewijzigd worden, of bekend of toegankelijk gemaakt worden voor personen die hiertoe geen machtiging hadden.

Indien u dergelijke inbreuken vaststelt in verband met de door onze organisatie beheerde persoonsgegevens dan kunt u dit eveneens melden bij het bestuur van de club.

8. Veiligheid

Wij verbinden ons ertoe alle gepaste technische en organisatorische maatregelen te nemen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen vernietiging, verlies, de niet-gemachtigde wijziging of toegang, het onrechtmatig gebruik, de beschadiging of de bekendmaking.

9. Hoe kan u kennis nemen van de wijzigingen die aan deze Privacyverklaring werden aangebracht?

In een wereld die in constante technologische evolutie is, is het mogelijk dat wij de Privacyverklaring geregeld bijwerken.  Op onze websites kan u de laatste versie van dit document raadplegen.

Deze privacyverklaring werd laatst gewijzigd en herzien op 10 september 2024. 

11. De Data Protection Officer (DPO)

Indien u vragen hebt betreffende het gebruik van uw persoonsgegevens, kan u contact opnemen met onze data protection officer. Hiervoor neemt u ook eenvoudig contact op met het bestuur van Tennisclub Hechtel-Eksel VZW.